Liebe Carina, ich freue mich, dass Du Zeit hast, mit mir über das Thema BUCHHALTUNG zu sprechen. Bitte stelle dich einmal kurz vor:
Mein Name ist Carina Heckmann. Ich bin Steuerberaterin und habe mich spezialisiert auf Online-Unternehmen und bin jetzt seit 15 Jahren in dem Beruf tätig.
Ich weiß, dass viele Menschen beim Thema Steuern und Buchhaltung mit den Ohren schlackern und wahrscheinlich mit den Augen rollen und sagen, was für ein langweiliges Thema.
Ehrlich gesagt erfahre ich aber ganz oft auch das Gegenteil. Sie sagen: „Hey cool, dass endlich mal jemand das versucht, irgendwie herunterzubrechen auf so einfache Worte.“
Natürlich gibt es oft den O-Ton, dass man ja lieber zum Zahnarzt geht. Andersherum erfahre ich dann auch das sich UnternehmerInnen dafür interessieren, weil sie wissen, dass man sich damit beschäftigen muss.
Ich kenne, dass das viele um mich herum ihre Buchhaltung im Schuhkarton machen. Hast du drei Tipps für uns, wie man Buchhaltung leichter erledigen kann?
- Es gibt heute viele Tools dafür. Ich bin ein Verfechter von digitaler Buchhaltung, da sie viele Vorteile hat. Wenn man eine Buchhaltungsapp hat, kann man schnell einen Beleg mit seinem Handy abfotografieren.
- Ich empfehle die Buchhaltung zeitnah zu erledigen.
- Oft sehe ich, dass Mandanten nur die wichtigen Belege erfassen. Für eine vollständige Buchhaltung braucht man alle Belege. Vor allem für Leute, die ihre Belege nicht mehr finden, ist es einfacher, dass sie sich angewöhnen diese direkt einscannen (Scan oder App). Dann kann auch nichts mehr verloren gehen und man verschenkt kein Geld.
Empfiehlst du nur KleinunternehmerInnen ein Onlinebuchhaltungstool oder ist das für alle UnternehmerInnen sinnvoll?
Durch Onlinebuchhaltungsprogramme werden alle Belege direkt erfasst. Dadurch hat man den Vorteil, dass man jederzeit Zugriff darauf hat. Vor allem wenn ich so eine Cloud-Lösungen nehme, wie im Moment viele Tools anbieten. Ich habe sofort Übersicht darüber, weil ich sehe, was noch offen und was ich schon bezahlt habe. Dann sehe ich auch, ob jemand zu viel oder zu wenig bezahlt. Papierbuchhaltung ist ein Zeitfresser, den man sich schenken kann.
Hast du noch einen Tipp: Ich weiß, dass viele die Buchhaltung auf den letzten Drücker erledigen. Hast du einen Trick, wie man sie nicht die ganze Zeit vor sich herschiebt.
Ich finde es wichtig, dass die Buchhaltung zu den täglichen Aufgaben dazugehört. Fangen wir mal bei ganz simplen Dingen an, wie z.B. Rechnung schreiben. Ich hatte letztens mit Jemandem Kontakt, der mir eine Rechnung nicht gestellt hat. Ich habe ihn, dann daran erinnert. Als Unternehmer braucht man immer eine schnelle Übersicht über seine Finanzlage. Auf jeden Fall hilft es sich im Kalender Zeiten zu blocken und dann die Buchhaltungsaufgaben direkt zu erledigen.
Du hattest gesagt, dass Onlinebuchhaltungsprogramme viel Arbeit abnehmen. Das heißt aber im Umkehrschluss: Wann braucht man einen Steuerberater und wann braucht man einen Buchhalter?
Grundsätzlich ist es erst einmal von der Rechtslage her so: Alles was mit Buchhaltung und Steuern zu tun hat, darf jeder Unternehmer allein machen.
Es gibt keine Pflicht, dass die Steuererklärung vom Steuerberater gemacht werden muss oder über einen Buchhalter. Bei reinen Buchhaltern muss man beachten, welche Leistungen diese anbieten. Viele UnternehmerInnen wissen nicht, dass die Umsatzsteuervoranmeldung nur persönlich vom Unternehmer oder Steuerberater abgegeben werden darf.
Der Buchhalter darf das nicht machen. Er darf nur die Belege erfassen und sie vorbereiten. Ich bin der Meinung, dass jeder Unternehmer seine eigene Buchhaltung machen sollte. Deswegen bin ich eine Steuerberaterin, die den Unternehmern beibringt, die Buchhaltung selbst zu machen. Ich denke, dass Unternehmer wissen und verstehen müssen, was in ihrer Buchhaltung passiert, und zwar von der Pike auf.
Wenn sie es verstanden haben und dann aber keine Zeit mehr haben, dann können sie es immer noch auslagern.
Ich empfehle die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater, weil der Steuerberater nochmal eine ganz andere Qualifikation hat und die Beträge oder die Werte ganz anders einschätzen kann. Vor allem wenn man dann sagt ich brauche jemanden mit dem ich die Steuererklärung zusammen mache, dann habe ich direkt einen festen Ansprechpartner.
Hast du Tipps, wie wir einen guten Steuerberater finden?
Es kommt darauf an, ob ich einen Steuerberater suche, der vor Ort ist und mit dem ich in natura sprechen kann oder ob man eine Online-Lösung gut findet.
- Empfehlungen: Im Bereich Steuern geht viel über Empfehlungen. Man fragt in seinem Netzwerk oder bei Bekannten und Freunden.
- Bauchgefühl: Dann kommt es stark auf das Bauchgefühl an. Die Chemie zwischen beiden muss stimmen.
- Erstgespräch vereinbaren: Im Erstgespräch sollte man schauen, ob der Steuerberater auch Ahnung von der Branche hat, die man gerade ausübt. Ein Beispiel sind Kleinunternehmer. Viele Steuerberater wissen überhaupt nicht, was die Probleme von kleinen Unternehmen sind.
- Wenn man sich nicht sicher ist, kann man vorher eine Frage raussuchen und stellen, die mit meinem Unternehmen bzw. mit meiner Tätigkeit zu tun hat und wo man die Antwort weiß bzw. recherchiert hat. Dann weiß man, ob derjenige wirklich Ahnung von der Branche hat oder nicht.
- Im Zweifel lieber mehrere Steuerberater anrufen, damit man denjenigen findet, der wirklich zu einem passt.
Das ausführliche Videointerview findet ihr unter https://youtu.be/pB_VUGTpT7g